【每週剪報23】不起摩擦的請假方式

先向主管以口頭詢問

今年的暑假季節也即將來臨。儘管靠工作方式改革鼓勵休假的公司增加了,但是一定無法讓全公司的人都可以在喜歡的期間休假。要取得主管和同事的諒解快樂地休假,需要做怎樣的準備嗎?我們訪問了日本精神提升支援機構的大野萌子代表理事。

──請問向主管請假時,應如何提出比較恰當?

「當我們一認為休假是理所當然的權利之後,就容易說出『我要在這時間休假』的單方面請求。不考慮工作就休假,在業務繁忙時期,和相同忙碌職場的同事一起去旅遊的話,會惹來主管和周圍同事的不悅。」

「忙碌時刻依照順序休假是社會人士的不成文規定。無論有什麼理由,事前沒有先協調好、突然就提出要休假的人一多,造成業務平衡崩壞,我經常聽聞受到此困擾的抱怨。」

──具體來說,應該怎麼做比較好?

「在事先詢問想在這個時期休假時,不要透過郵件,直接當面向主管說明。越是難以啟齒的事情越是需要面對面傳達。請託、賠禮或拒絕,以郵件來表達的話,會因為詞彙語意無法完全傳達,反而陷入泥沼。」

「我想要去這裡、所以想休假。好好地傳達自己的想法是很重要的,但是建議首先確認『請問我可以在這時期休假嗎?』」

──透過口頭傳達時有需要注意的地方嗎?

「我希望大家可以思考一下表達方式。有這樣的說法:說服分三階段,人比較容易被說服。比起使用『這時期以外的時間不會再休假』的否定說法,『請讓我在這時期休假』的肯定型比較恰當。不過,最讓人容易接受的是『可以讓我在這時期休假嗎?』這樣的請託句型。」

──休假前應該要做什麼嗎?

「必須事先提出自己不在時,任何人都可以了解自己工作的內容清單。在可預測的範圍內,應載明休假中可能會發生的狀況所應進行的對應方式。依順序進行即可處理的工作,建議盡早替換,加以調整。」

「不只是同事,有可能聯絡的交易對象等各相關人士也要事前以郵件等方式先聯繫較恰當,也應告知緊急時可取得連絡的電話。」

──休假中和休假後應注意的是?

「很多人會將自己休假中的相片上傳到社群網站,但建議要注意寫的內容。可以理解想上傳旅遊相片的心情,但是在你休假期間仍有正在工作的同事,所以建議不要過度頻繁地上傳比較好。儘管只有限定給自己的朋友看,但是不知道上傳的內容會被誰看到。例如『終於從令人火大的工作中解放了!』這樣的留言是相當不得了的。」

「送伴手禮的時候,多說一句『受您照顧了』、『造成您的困擾了』之類的話吧。職場公平性是相當重要的,即便公司內只有一位女性,也應該避免買個別的伴手禮。最近也有女性員工從男性主管手中收到從海外買回來的護手霜或護唇膏等與肌膚接觸的伴手禮覺得不舒服。所以食物是最保險的。」

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【主管篇】

部下的期望  有困難的話要有代理方案

──收到休假申請時,應如何處理比較恰當?

「無法允許部下在希望的期間休假時,重要的是要適切地傳達理由。『這很麻煩耶,你到底在想什麼』,這麼說的話,只會收到對方『這是我的權利』這樣的回答。」

「拒絕時,提出代理方案可以減少對方的負面印象。建議試看看『這時期比較忙沒有辦法讓你請,但是如果是在這個時期的話,你覺得如何?』或是『這次比較困難,但是下次一定讓你申請。』的提案。如果事先已知道會繁忙的實際時期,盡早事前公告『請避免在這期間休假』是不可或缺的,這樣大家的心理準備會完全不同。」

──不侷限在請假,平常若要讓職場溝通順暢,有什麼需要特別注意的嗎?

「我擔任企業諮詢顧問多年,經常聽到員工申訴身體狀況無法配合工作,進而想離職,仔細詢問之下發現其實九成以上都和人際關係有關。主管和部下之間的關係因沒有建立好,所以變得很難說出想請假的要求。」

「只會聊天氣和業務對話的職場很容易在人際關係中出現嫌隙。厚生勞動省的職權騷擾基準中有規定『不過度干涉私人領域』,但是這也會給人獨來獨往的印象。過問私人生活是不太好,但是只是問問假日的時候都會做什麼呢,之類的其實是沒問題的。」

「育兒和照護、寵物等個人活動或印象深刻的回憶,平常和主管或周遭的同事聊聊的話,應該會較容易獲得理解和協助。」

編註:《日經產業新聞》2018年6月18日 專欄〈有利工作的技能〉 記者小柳優太為詢問者



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